Telefonare all'hotel per prenotare: cosa dire, parola per parola

Chiama il numero dell'hotel, chiedi delle prenotazioni, dai le tue date e domanda se pareggiano o migliorano il prezzo che vedi online. La telefonata dura tre minuti ed è la parte del canale diretto che quasi nessuno usa.

In sintesi

• Chiama il singolo hotel e non il numero centrale della catena, perché chi sta al ricevimento è la persona che ha margine su quella camera.
• Tieni davanti le date, il tipo di camera e il prezzo totale che vedi online, perché la telefonata si vince con i dettagli precisi.
• Booking.com scrive nella propria guida per gli hotel che la commissione media globale è del 15%, e quella percentuale è il margine che l'hotel non spende se prenoti al telefono.
• Booking Holdings riporta nel suo rapporto di conformità al Digital Markets Act di avere rimosso le clausole di parità dagli accordi con gli hotel europei.
• Se il prezzo non si muove, chiedi valore: colazione, upgrade o check out posticipato, e fatti sempre mandare una mail con il prezzo totale e le condizioni di cancellazione.

Perché una telefonata può cambiare il prezzo della camera

Una telefonata può cambiare il prezzo perché cambia chi viene pagato per la prenotazione. Booking.com spiega nella sua guida per gli hotel che la commissione media globale è del 15%, che varia per paese e tipo di struttura e che sale con i programmi di visibilità come Preferred Partner. Quella percentuale è denaro che l'hotel non spende quando la prenotazione arriva dal suo telefono. Niente lo obbliga a dividerla con te, ma è ciò che ha per trattare. I numeri nel dettaglio sono in quanta commissione prendono le grandi piattaforme agli hotel.

L'hotel può farti un prezzo diverso da quello pubblicato?

L'hotel può farti un prezzo diverso da quello pubblicato, e in Europa oggi con meno vincoli di prima. Booking Holdings dichiara nel suo rapporto pubblico di conformità al Digital Markets Act di avere rimosso le clausole di parità, ampie e strette, dagli accordi con gli operatori dello Spazio economico europeo. Il motivo contrattuale che un hotel citava per non scendere sotto la propria inserzione non c'è più. Non significa che lo farà sempre, né che telefonare costi meno. Significa che chiedere ha senso.

Cosa avere davanti prima di chiamare

Prima di chiamare l'hotel, tieni sullo schermo tutto quello che il ricevimento ti chiederà: una telefonata con dati precisi si chiude in un minuto e una vaga non si chiude affatto. Prenotare diretto funziona meglio se il confronto è già fatto.

• Le date esatte di arrivo e di partenza.
• Quante persone siete e quale tipo di camera vuoi.
• Il prezzo totale che vedi online, tasse comprese, e su quale sito.
• Se quella tariffa include la colazione e se è cancellabile.
• Il numero diretto dell'hotel, che trovi sul sito ufficiale.

Il copione, parola per parola

Questa è la telefonata nell'ordine che funziona. Quello tra parentesi quadre lo riempi tu.

1. Quando rispondono: «Buongiorno, mi passa le prenotazioni, per favore?». In un hotel piccolo chi ha risposto è già la persona giusta.
2. La richiesta, senza giri: «Vorrei una doppia dal [data di arrivo] al [data di partenza]. Online la vedo a [il prezzo totale che hai sullo schermo]. Riuscite a pareggiarlo se prenoto direttamente con voi?».
3. Se non possono scendere: «Capisco. Potreste tenere quel prezzo e includere la colazione?».
4. Se la risposta resta no: «Avete una tariffa non pubblicata, da socio o per due notti consecutive?».
5. Per chiudere: «Perfetto. Mi manda la conferma per mail con il prezzo totale e le condizioni di cancellazione?».

Chiama a metà mattina o a metà pomeriggio, in un giorno lavorativo. Arrivi e partenze concentrano il lavoro del ricevimento all'inizio e alla fine della giornata, e chi ha una fila davanti non tratta.

Cosa chiedere quando il prezzo non si muove

Quando l'hotel non può abbassare la tariffa, la telefonata serve comunque: ci sono cose che alla struttura costano poco e per te valgono denaro. Chiedine una sola, quella che ti interessa davvero.

• Colazione inclusa per tutte le persone della prenotazione.
• Upgrade di camera se il giorno dell'arrivo c'è disponibilità.
• Check out posticipato confermato, non un «vediamo».
• La stessa tariffa ma cancellabile, invece di quella non rimborsabile.
• Una camera ai piani alti o sul cortile interno se il rumore ti pesa.

Poi chiedi della tariffa da socio dell'hotel o della catena, gratuita e in genere sotto il prezzo pubblico. È lì che sta la maggior parte di quello che puoi risparmiare prenotando diretto.

Come chiudere la telefonata mettendo tutto per iscritto

Chiudi la telefonata mettendo per iscritto quello che avete concordato, perché un accordo a voce con il ricevimento non esiste in nessun sistema. Chiedi la mail di conferma e controlla cinque cose.

• Il nome della persona con cui hai parlato.
• Il prezzo totale con le tasse, e se la tassa di soggiorno è compresa.
• Cosa comprende esattamente la tariffa.
• Entro quando puoi cancellare e con quale costo.
• Che gli extra concordati siano scritti, non solo detti al telefono.

Quando non conviene chiamare l'hotel

Telefonare non conviene sempre, ed è giusto dirlo. Questi sono i casi in cui la telefonata non ti darà nulla.

• Hai già pagato una tariffa non rimborsabile, quindi non c'è più niente da trattare.
• Stai chiamando il numero centrale di una grande catena, dove chi risponde non decide il prezzo di quell'hotel.
• L'hotel è quasi pieno in date di forte domanda e non ha bisogno di convincerti.
• L'offerta che hai trovato è una promozione puntuale della piattaforma, che l'hotel non può replicare.
• Stai prenotando un appartamento o una struttura senza ricevimento, dove non c'è nessuno con cui trattare.

Prima di chiamare conviene sapere se c'è qualcosa da guadagnare. L'estensione Directo confronta il prezzo diretto dell'hotel con quello che mostrano le piattaforme mentre navighi, così telefoni sapendo già quale cifra mettere sul tavolo. La usano più di 300.000 viaggiatori.

Domande frequenti

Con chi devo parlare quando chiamo un hotel?

Chiedi delle prenotazioni o del ricevimento dell'hotel in cui vuoi dormire. In una struttura piccola chi risponde può già quotarti la camera. In una grande catena il numero centrale prende prenotazioni ma non decide il prezzo di una singola struttura.

Meglio telefonare o scrivere una mail all'hotel?

La telefonata è più rapida per capire se c'è margine, la mail è migliore per lasciare traccia. La cosa efficace è fare entrambe: chiamare per chiedere e farsi mandare per iscritto il prezzo totale e le condizioni di cancellazione. Se non rispondono, la mail funziona ugualmente.

L'hotel può pareggiare il prezzo che vedo su una piattaforma?

Può, se vuole. Niente lo obbliga a pareggiarlo e alcune strutture non lo fanno per politica interna. Nello Spazio economico europeo è cambiato che le clausole di parità sono uscite dagli accordi con le grandi piattaforme, quindi il contratto non è più la ragione.

Perdo i punti fedeltà se prenoto al telefono?

No, se la prenotazione resta collegata al tuo numero da socio. Dallo mentre prenoti e verifica che compaia nella mail di conferma. I programmi fedeltà in genere riconoscono le prenotazioni fatte sui canali dell'hotel, sito o telefono, ma le condizioni cambiano da programma a programma.

E se l'hotel mi fa un prezzo peggiore di quello online?

Allora prenoti online e chiuso. La telefonata ti è costata tre minuti e ti ha levato il dubbio. Segna il prezzo che ti ha dato l'hotel, perché se guardi di nuovo tra qualche giorno ed è sceso, saprai se vale la pena richiamare.